Curriculum vitae e GDPR: cosa cambia per l’autorizzazione al trattamento dati

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In tanti si sono chiesti se alla luce della nuova normativa europeain materia di protezione dei dati sia necessario modificare la nota nel curriculum vitae (CV) che da anni viene posta in calce e mediante il quale il singolo “autorizza al trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs. 196/2003”. C’è chi ritiene che per avere un curriculum vitae GDPR compliant debba essere citato anche il Regolamento UE, c’è chi invece li ritiene necessari entrambi (D.lgs. 196/2003 e Regolamento 2016/679).

Ad onor del vero agli esperti del settore ancora oggi capita di ricevere curricula con le più disparate formule; “autorizzo al trattamento privacy 675/96” o similari.

Il Codice Privacy autorizza il trattamento dati dei curricula

In realtà tuttavia non è necessario inserire alcuna autorizzazione per consentire al ricevente di trattare i dati personali o sensibili (oggi detti particolari) contenuti nel CV.

Lo prevede espressamente già il vecchio Codice Privacy (D.lgs. 196/2003) all’art 24, comma 1 allorché, fra i casi nei quali può essere effettuato il trattamento senza consenso, cita espressamente “i dati contenuti nei curricula nei casi di cui all’articolo 13, comma 5 bis” ovvero la trasmissione spontanea dei curriculum effettuata dagli interessati ai fini dell’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro.

Allo stesso modo l’art 26, comma 3, lett. b-bis, prevede che il consenso non è necessario neanche per i dati sensibili eventualmente contenuti nel CV.

Tale semplificazione deriva da un decreto legge del 2011, successivamente convertito in legge (70/2011), che aveva introdotto anche un’altra importante semplificazione sulla informativa privacy. La novità riguardava la modifica dell’art 13, comma 5 bis, ovvero l’informativa da rilasciare in occasione della ricezione dei curricula “l’informativa (…) non è dovuta in caso di ricezione di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati ai fini dell’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro”. Il titolare, in tal caso, “al momento del primo contatto successivo all’invio del curriculum”, “è tenuto a fornire all’interessato, anche oralmente, un’informativa breve”.

Quindi la formula in calce ai CV che siamo abituati a vedere è superflua già dal lontano 2011.

Già il Garante nel “Vademecum Privacy e Imprese” del 2013 affermava che “in base alle disposizioni del Codice Privacy, è assolutamente superfluo richiedere al candidato il consenso al trattamento dei dati personali contenuti nel curriculum”.

Annunci di lavoro: il consenso al trattamento è implicito

È bene chiarire tuttavia che affinché tutto ciò sia valido resta l’imprescindibile requisito della ricezione di curricula “spontaneamente trasmessi”. Non deve pertanto essere ricompresa l’ipotesi dell’invio di un CV in risposta ad un annuncio di lavoro. In tal caso sarà necessario fornire già nell’annuncio l’informativa privacy mentre il consenso al trattamento dei dati sarà implicito nella risposta all’annuncio, magari con specifica menzione nell’oggetto della email del riferimento all’annuncio stesso.

L’inoltro della candidatura secondo tali modalità rappresenterebbe già di per sé un valido consenso ai sensi dell’art 4 (11) del Reg. UE 2016/679: “qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento”.

Pertanto i CV inoltrati in risposta ad un annuncio non dovranno, neanche in tale circostanza, contenere espressa menzione di “autorizzazione al trattamento”.

Ciò in linea di principio poiché ancora oggi capita di incontrare selezionatori che richiedono espressamente tale formula pena l’impossibilità di proseguire l’eventuale iter di selezione.

Le considerazioni esposte non trovano conferma alla lettera nel Regolamento UE 2016/679, che infatti nulla dice in merito al consenso e l’informativa per le candidature, ma introduce una chiara definizione di consenso.

Un’altra occasione persa da parte del legislatore europeo emerge dalla lettura del “WP 249 – Opinon 2/2017 on data processing at work” del Working Party che proprio sul tema dei trattamenti sui luoghi di lavoro avrebbe potuto introdurre importanti chiarimenti in materia di curriculum vitae.

Cosa prevede il Codice Privacy attualmente in vigore

La nuova formulazione del Codice Privacy, se da una parte ha eliminato i richiamati articoli 24 e 26 del D.lgs. 196/2003, ha comunque contribuito a fugare ogni dubbio spazzando con maggiore convinzione il residuo alveo di incertezza relativo alla integrazione della normativa nazionale ed europea.

L’articolo 111-bis del “nuovo” 196/2003 afferma infatti che il consenso al trattamento dei dati personali presenti nei curricula non è dovuto” qualora ricorrano le finalità di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera b),  del Regolamento UE ovvero uno dei casi di liceità del trattamento: quando “il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”; è il caso delle attività di selezione preliminari alla finalizzazione di un contratto di lavoro.

Nell’articolo è richiamato inoltre il principio, già noto e presente nella vecchia formulazione, secondo il quale l’informativa non è dovuta “nei casi di ricezione dei curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati al fine della instaurazione di un rapporto di lavoro”. In tal caso infatti l’informativa dovrà essere fornita al momento del primo contatto utile, successivo all’invio del curriculum.

Le novità in sintesi

Pertanto i CV inoltrati in risposta ad un annuncio, o che comunque vengono inviati dai candidati, non devono contenere nessuna espressa menzione di “autorizzazione al trattamento”.

Resta sempre indispensabile invece il requisito, in carico all’azienda selezionatrice che riceve le candidature, di fornire l’informativa privacy. L’informativa potrà essere presente nell’annuncio stesso (ove presente) o potrà essere fornita successivamente alla ricezione del curriculum vitae quando per esempio il selezionatore lo contatterà perché ritiene interessante il profilo ai fini delle ricerche in corso. In caso di iscrizione del CV in una banca dati l’informativa potrà essere fornita preliminarmente alla iscrizione stessa.

(Roberto Maraglino – Data Protection Officer (DPO / RPDP – GDPR) Privacy & Information Security)

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